12 Ideen, wie Sie dieses Jahr weniger Zeit im Büro verschwenden

Kleinunternehmer kämpfen an einigen Fronten: Endlich mehr Zeit für die Kunden und weniger Buchhaltungsaufwand haben, produktiver arbeiten und schneller bezahlt werden. Alles, um am Ende erfolgreicher zu werden. Darum geben wir 12 Inputs, wie Sie als Unternehmer Ihren Büroalltag 2018 vereinfachen.

Er ist die Lösung: Ein 30-Stunden-Tag. Damit hätten Kleinunternehmer und Selbstständige neben einem anstrengenden Business mehr Zeit für Familie und Hobbies. Einfacher als den Tag um sechs Stunden zu verlängern ist es aber, effizienter zu arbeiten.

Mit diesen Tipps werden Sie produktiver

Fragen Sie sich grundsätzlich bei allen Aufgaben, ob Sie sie lieber selbst erledigen oder Unterstützung sinnvoll ist. Legen Sie den Fokus auf Ihre persönlichen Stärken und arbeiten Sie in den restlichen Bereichen mit Partnern. Sie sind wahrscheinlich nicht überall ein Profi: Woran Sie eine Stunde basteln, schaffen andere vermutlich in wenigen Minuten. «Andere» müssen nicht zwingend Personen, sondern können auch Software und Dienstleistungen sein.

Halten Sie sämtliche Aufgaben in To-do-Listen fest, um Ihre Gedanken und Pläne zu strukturieren. Anhand der Liste ordnen Sie Ihren Arbeitsalltag mit weniger Ablenkungen. Dabei hilft es, die Liste nicht morgens bei Arbeitsbeginn zu schreiben, sondern noch kurz vor Feierabend. So vergessen Sie am nächsten Morgen nichts.

Teilen Sie alle Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste in drei Kategorien ein: A, B und C (angelehnt an Eisenhowers Matrix). Kategorie A ist sehr wichtig und dringend; und muss deshalb von Ihnen übernommen werden. B-Aufgaben sind wichtig, können aber später erledigt oder delegiert werden. Kategorie C sind Routineaufgaben. Planen Sie Ihren Tag beispielsweise so: Ein bis zwei A-Aufgaben und zwei bis drei B-Aufgaben. Mit C-Aufgaben füllen Sie die restliche Zeit.

Achten Sie bei der Tagesplanung auch auf Ihre Leistungskurve: Nutzen Sie Ihre «Powerstunden» und erledigen Sie die wichtigen Aufgaben während Ihrer produktivsten Phase. Sind Sie früh morgens fit? Dann vergeuden Sie beispielsweise die erste Arbeitsstunde am Morgen nicht mit Routineaufgaben wie dem Checken der E-Mails. Starten Sie besser direkt mit einer einstündigen A-Aufgabe (siehe oben) und nutzen Sie das Lesen von Newslettern danach als geistige Pause. Leiden Sie unter einem Leistungstief nach dem Mittag, nutzen Sie dieses für Routinearbeiten.

Dieses Beispiel impliziert einen weiteren Input: Checken Sie Ihre E-Mails nur drei Mal am Tag. Die meisten Nachrichten müssen nicht direkt beantwortet werden. Planen Sie also drei fixe Zeiten ein (C-Aufgaben von oben), an denen Sie E-Mails lesen und beantworten. In der restlichen Zeit können Sie Ihren Account schliessen und konzentrierter arbeiten.

So wird Ihre Administration schlanker

Interpretieren Sie die Digitalisierung nicht als nerviges Schlagwort, sondern als praktischen Helfer. Weiten Sie mit Cloud-Software Ihr Büro aus: Arbeiten Sie dank webbasierten Diensten nicht nur im klassischen Büro, sondern nehmen Sie Ihren Laptop mit und greifen Sie jederzeit und überall auf Ihre Daten zu. Ob zu Hause vor dem Fernseher, unterwegs beim Kunden oder im Café. Sie können Wartezeiten effizient nutzen und dank einem abwechslungsreichen Alltag produktiver (und auch kreativer) arbeiten. Weitere Vorteile von Cloud-Software: Keine Installationen und weniger Ärger. Denn um Backups kümmert sich der Anbieter und Updates werden automatisch über Nacht eingespielt.

Setzen Sie auf einen Rechnungsversand per E-Mail: Ihre Rechnungen kommen unmittelbar an und Sie sparen die Versandkosten. Der Empfänger kann Ihr Online-PDF direkt bezahlen und falls erwünscht, immer noch ausdrucken. So fällt Ihren Rechnungsempfängern das Zahlen leichter und Sie werden schneller bezahlt.

Automatisieren Sie Ihre Prozesse: Da die Zahlungsfristen gestellter Rechnungen oft überstrapaziert werden, hilft ein automatischer Mahnprozess. Arbeiten Sie mit einer Business Software, die automatisch Mahnungen für noch unbezahlte Rechnungen verschickt. Falls gewünscht, direkt per E-Mail. So sparen Sie mühsame Handarbeit und werden noch schneller bezahlt.

Setzen Sie beim Zahlungsverkehr auf Automatismen statt Handarbeit. Gleichen Sie eingehende Zahlungen auf dem Bankkonto nicht von Hand mit offenen Rechnungen ab; lassen Sie das lieber von einer Software übernehmen. Dasselbe gilt für Zahlungen: Warum möchten Sie Kreditoren einerseits in Ihrer Buchhaltung und andererseits in Ihrem E-Banking erfassen? Einmalig reicht: Erfassen Sie Zahlungsaufträge beispielsweise direkt in bexio und übermitteln Sie sie per Mausklick an Ihr E-Banking.

Vereinfachen Sie Ihre Buchhaltung

Neun von zehn Konkurse sind auf Liquiditätsprobleme zurückzuführen, wie Zahlen des Staatssekretariats für Wirtschaft SECO belegen. Dank der Buchhaltung haben Sie die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens im Blick. Ein Überblick über die Finanzen ist also Pflicht, nicht nur Kür. Damit Ihnen die Buchhaltungszahlen auch als Informations- und Führungsinstrument dienen, müssen Sie Ihre Buchhaltung stets zeitnah führen. Um Buchhaltungsangelegenheiten frühzeitig zu beginnen statt aufzuschieben, planen Sie beispielsweise wöchentlich stets das gleiche Zeitfenster ein, in dem Sie Ihre Unterlagen durchgehen. So vermeiden Sie Stress beim Einhalten von Fristen und sparen Verzugszinsen oder ähnliche Übel.

Um keine Steuerhinterziehung zu begehen und den Überblick zu behalten, trennen Sie private und geschäftliche Ausgaben. Vermeiden Sie beispielsweise private Zahlungen mit der Firmen-Bankkarte und damit auch Mehrarbeit für Sie und Ihre Buchhaltung. Kaufen Sie gleichzeitig fürs Büro und für Zuhause ein, bezahlen Sie separat. So landet der Wochenendeinkauf nicht plötzlich in Ihrer geschäftlichen Buchhaltung.

Reduzieren Sie Buchungsaufwände, indem Sie mit einer Kreditkarte einkaufen. Warum? Ihr Bankkonto wird nur einmal im Monat belastet. Demgegenüber bedeutet jede Transaktion mit einer EC-Karte eine Buchung auf Ihrem Bankkonto. Das heisst mehr Aufwand für Sie oder Ihren Treuhänder.

Und jetzt? Picken Sie einige Ideen heraus, machen Sie sich an die Arbeit – und sparen Sie Zeit.