Die Tücken der Lohnbuchhaltung

Lohnbuchhaltung bedeutet nicht einfach, dem Mitarbeiter den Lohn auszubezahlen. Nein, es existieren mittlerweile unzählige gesetzliche Bestimmungen. Als Unternehmer sind Sie dazu verpflichtet arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Vorgaben zu beachten.

Eine Lohnbuchhaltung zu führen ist äusserst komplex. Hier finden Sie Problemstellungen, die Sie in Ihrer Lohnbuchhaltung antreffen und Lösungen, wie Sie diese bewältigen.

Die Schwierigkeit von komplexen Buchungen

– Lohnfortzahlung bei Unfall oder Krankheit: Leistungszahlungen bei Krankheit und Unfall unterliegen nicht den Lohnabzügen der AHV, IV oder EO. Hierfür gelten kantonale Bestimmungen. Die Berner, Basler und Zürcher Skala sehen dabei teilweise unterschiedliche Regelungen vor. Informieren Sie sich, welche Skala für Sie gilt und berücksichtigen Sie die angegebenene Frist.
– Quellensteuerabzug: Der komplette Bruttolohn, inklusive Pauschalspesen sowie sämtlicher Zulagen und Naturalleistungen ist quellensteuerpflichtig. Bei Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses während dem Monat ist der Anteil der Quellensteuer prozentual vom ordentlichen Lohn zu berechnen. Werden zu wenig Quellensteuern abgezogen und wird dies anlässlich einer Revision nachträglich bemerkt, haftet grundsätzlich der Arbeitgeber, da ihm die korrekte Erhebung und Ablieferung der Quellensteuer obliegt.

Stimmt die Rechnung?

Sowohl die Finanzbuchhaltung als auch die Betriebsbuchhaltung beziehen finanzielle Daten seitens der Lohnbuchhaltung. Dazu gehören Angaben wie Löhne, Versicherungsbeiträge oder Spesen. Nach der Aufbereitung des Buchungsbelegs wird normalerweise eine automatische Verbuchung durchgeführt. Trotz Automatisierung sind Differenzen zwischen Finanz- und Betriebsbuchhaltung nicht auszuschliessen.

Wo liegen Gründe für Differenzen?

– Die FiBu verbucht Geschäftsfälle, die über die über eine Lohnabrechnung abzurechnen wären (beispielsweise bei einer Vorschussauszahlung, wenn der Auszahlungsbeleg in der Kasse abgelegt und nicht an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet wird)
– Falsche Regel- und Parameter-Einrichtungen im Lohnsystem (falsche Erfassung von Buchungsgrundsätzen oder falsche Prozentbeträge für Abzüge)
– Unklare Kompetenzen und Prozesse (falsche oder schlechte Implementation sowie unklare Zuständigkeiten)
– Fehlendes Fachwissen und fehlendes «kaufmännisches Verständnis» der beteiligten Personen verursachen Abstimmungsdifferenzen

Differenzen dokumentieren

Aus den genannten Beispielen ist ersichtlich, dass verschiedene Gründe für Differenzen zwischen der Lohnbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung existieren. Fundamental ist die Dokumentation und möglichst zeitnahe Bereinigung von Abstimmungsdifferenzen. So sind diese Differenzen auch für Dritte wie die GL, den VR sowie statuarische und AHV-Revisionsstelle jederzeit nachvollziehbar.

Es ist möglich, dass trotz weitreichender Überprüfung die Differenzen zwischen Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung nicht eruierbar sind. Bei nicht nachvollziehbaren Abstimmungsdifferenzen sowie daraus resultierenden Korrekturbuchungen (Ausbuchungen) ist in jedem Falle auf eine sorgfältige Dokumentation zu achten. Dies kann wie folgt gelöst werden:

– Erstellen eines separaten Buchungsbelegs
– Visum der zuständigen Person als Sicherheit
– Dokumentation der eingeleiteten Massnahmen, um Abstimmungsdifferenzen künftig zu verhindern (z.B. Zwischenabstimmung per Ende Folgemonat)

Beispiel aus der Praxis

– Wir gehen davon aus, dass die Lohnabrechnung ende Jahr erstellt worden ist
– Beim Jahresabschluss per Ende 2011 ergeben sich Differenzen
– Der Bruttolohn gemäss Lohnjournal beträgt CHF 5’000’000, die Erfolgsrechnung der Finanzbuchhaltung weist jedoch einen Lohnaufwand von CHF 4’950’000 und in der AHV-Jahresabrechnung 2011 ist eine Lohnsumme von CHF 5’150’000 deklariert.

Wieso nur könnten Differenz entstanden sein?

– Im Lohnjournal sind eventuell Lohnbestandteile aufgeführt, welche nicht im Konto «Lohnaufwand» verbucht sind wie bspw. Kinderzulagen oder Spesenpauschalten
– In der FiBu könnten Veränderungen von Rückstellungen für Bonus-Zahlungen oder Gratifikationen erfasst worden sein.£

Eine Buchhaltung zu führen heisst vor allem, Schnittstellen erfolgreich zu organisieren, richtig zu dokumentieren und genau zu arbeiten. Nur so können Fehler vermieden und die Genauigkeit der Buchführung sichergestellt werden.