Mit effizientem Dokumentenmanagement schon heute wie morgen arbeiten

Leistungsfähige Computer, die umfassende Vernetzung und der Boom mobiler Geräte haben unseren Arbeitsalltag in den letzten Jahrzehnten sehr verändert. Und das war erst der Anfang. Experten sehen die umfassende Digitalisierung der Berufswelt erst kommen und jonglieren mit Begriffen wie „Agilität“, „Daten“ und „Kollaboration“. Da hilft nur eines: Ruhe bewahren und besonnen prüfen, wie sich Unternehmensprozesse fit für die Zukunft machen lassen. Eine Schlüsselrolle kommt dabei dem zentral organisierten Dokumentenmanagement zu.

Corporate data management system (DMS) and document management system with privacy theme concept. Businessman click (or publish) on protected document connected with users, access rights symbolized by key. Ein typisches Beispiel verdeutlicht die Relevanz des Themas. Nehmen wir ein erfolgreiches, mittelständisches Unternehmen auf Wachstumskurs. Das Produkt- und Leistungsspektrum wird Jahr für Jahr grösser. Die Fachabteilungen kümmern sich um die für ihre Arbeit notwendige IT-Infrastruktur weitgehend selbst und unabhängig von anderen Unternehmensteilen. Prozesse sind überwiegend abteilungsorientiert aufgesetzt und nur in Teilen digitalisiert.

Dieses „System“ funktioniert einigermassen, so lange es keine abteilungsübergreifenden Prozesse bewältigen muss. Spätestens dann rächt sich die fehlende Kompatibilität einer uneinheitlichen IT-Landschaft. Schnittstellenpflege und -wartung fressen wertvolle  Ressourcen auf, das Suchen und Finden von Informationen entpuppt sich allzu oft als Abenteuer mit ungewissem Ausgang.

Mithilfe der Einführung eines umfassenden Dokumentenmanagement-Systems lassen sich diese Missstände beseitigen. Der Vorteil einer solchen Lösung besteht darin, dass sie nicht erst teuer entwickelt werden muss. Best Practice-Lösungen, die alle Standard-Prozesse in einem Unternehmen optimal abbilden, gibt es bereits. Denn in jedem mittelständischen Unternehmen müssen lieferantenbezogene Dokumente wie Rechnungen, Angebots- oder Vertragsdaten, Bewerbungen, Personalakten und Verträge erfasst, organisiert und bereitgestellt werden. Innovation heisst nicht, das Rad neu erfinden zu müssen.

Es ist gerade die Vergleichbarkeit unternehmerischer Prozesse, die auch deren Automation ermöglicht. Der Vorgang einer Beförderung ist beispielsweise mit einer Reihe immer gleicher Routinen verknüpft, die sich ausgezeichnet automatisieren lassen. Ist der Prozess angestossen, erhält der Vorgesetzte sowohl die Aufforderung, eine Beurteilung zu verfassen, als auch eine Textvorlage. Anschliessend geht das Dokument an die Personalabteilung, die auf dieser Basis ein Zwischenzeugnis schreibt. Ein anderer HR-Mitarbeiter bearbeitet parallel den Änderungsvertrag. Ist die Beförderung gültig, kümmert sich die Lohnbuchhaltung um die Auszahlung des neuen Gehalts. Diese Prozessschritte müssen allenfalls bei der Implementierung geprüft und an die spezifischen Strukturen des Unternehmens angepasst werden. Danach verlaufen diese Prozessschritte weitaus schneller und produktiver – dank weitgehender Automation.

Ein einheitliches, zentral gesteuertes und unternehmensweites Dokumentenmanagement-System hat eine ganze Reihe von Vorteilen. Da es standardisierte, in der Praxis erprobte Workflows enthält, spart das Unternehmen wertvolle Ressourcen ein: Bearbeitungszeiten sinken, Vorgänge werden transparenter und nachvollziehbarer, gemeinsame Tools erleichtern die abteilungsinterne sowie -übergreifende Zusammenarbeit. Zudem lässt sich ein System leichter skalieren als mehrere. Es „wächst“ mit.

KYOCERA bietet mit dem Workflow-Manager die optimale Lösung für effizientes Dokumenten-Management.

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