Smarter scannen, Produktivität steigern, Ressourcen sparen

Kennen Sie die berühmte Filmszene in „Pappa ante portas“, in der Loriot für seine Firma Papier für die nächsten 40 Jahre bestellt? Moderne Unternehmer haben als Ideal das genaue Gegenteil vor Augen: das papierlose Büro. Aber so gut sie ihr Büro auch organisiert haben – es gibt immer noch viele Dokumente, die zunächst einmal nur in gedruckter Form vorliegen. Intelligente Lösungen können dabei helfen, diese Dokumente effizient zu erfassen, zu verarbeiten und den richtigen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.

Betrachten wir beispielsweise einen typischen Rechnungseingang. Die Rechnung kommt per Post beim Empfang an, wird geöffnet, mit einem Eingangsstempel versehen, in die Buchhaltung weitergeleitet, dem zuständigen Mitarbeiter auf den Tisch gelegt, geprüft, kopiert, an die Buchhaltung übergeben, nochmals geprüft und erst dann gescannt und ins Rechnungswesen eingebucht. Bei Problemen mit der Rechnung oder Fehl- bzw. Urlaubszeiten dreht das Dokument noch ein paar Schleifen, bevor es auf die Zielgerade einbiegt: abheften, archivieren, einstauben.

Sicher, in beinahe jedem Büro ist der Papierberg seit Loriots Zeiten erheblich geschrumpft und manch einer verschickt Rechnungen bereits per E-Mail. Dennoch mangelt es in vielen Unternehmen an einer klaren Vorstellung davon, welch enormes Optimierungspotential leistungsfähige Scan-Workflow-Systeme auf Basis moderner Hard- und Software bieten (hier Studie/ E-Book anfordern).

So sieht die zukunftsfähige Alternative zum oben beschriebenen Prozess aus: Die Poststelle scannt die Rechnung mit einer OCR-Texterkennung ein, sodass die Datei archiviert und über die Textsuche jederzeit gefunden werden kann. Das System schickt sie per E-Mail automatisch an den Adressaten im Unternehmen. Wenige Mausklicks später hat der Empfänger die Rechnung geprüft und zugeordnet, woraufhin das System die Datei an den für den nächsten Schritt Verantwortlichen bzw. seinen Vertreter weiterleitet.

Das Dokument durchläuft entlang standardisierter, erprobter und bewährter Prozesse alle vorgeschriebenen Stationen in einem Bruchteil der Zeit. Das Unternehmen schöpft die Skonti aus, spart Personalaufwand für die Bearbeitung und erhöht so die Produktivität. Last, but not least: Aktenordner braucht es dank der elektronischen Archivierung auch keine mehr.

Natürlich lässt sich mit einem Scan-Workflow-System nicht nur der Rechnungseingang optimieren. Aktuelle Capturing-Lösungen konvertieren eingescannte Dokumente auf Basis vordefinierter Verarbeitungs-Kriterien in genau das richtige Format, weisen Metadaten für die korrekte Erfassung und Ablage zu und übergeben die Datei über Schnittstellen an andere Applikationen wie Clouds oder Sharepoints. Für den Prozessmanager im Unternehmen reicht es also aus, einmal zu definieren, wie mit Rechnungen, Lieferscheinen, Verträgen und anderen Dokumenten im Postfach zu verfahren ist. Die Wiederholungen laufen weitgehend automatisiert ab.

Wer sich vor Augen hält, wie oft sich die Erfassung und Bearbeitung von papiernen Dokumenten in der Post Tag für Tag, Monat für Monat und Jahr für Jahr wiederholt, kann das gewaltige Einsparpotenzial durch einen professionellen Scan-Workflow einschätzen.

KYOCERA bietet eine breite Palette effizienter Softwarelösungen für automatisierte Dokumentenerfassung und -verarbeitung vor. Zum Produktportfolio gehören unter anderen die folgenden Lösungen:

  • – NUANCE – AUTOSTORE: Autostore macht Schluss mit unklaren Prozessen und mit Medienbrüchen. Es erfasst sowohl digitale Dokumente aus verschiedensten Anwendungen als auch Papierdokumente unterschiedlicher Farbe und Grösse und leitet sie automatisch an die relevanten Stellen weiter. Per Knopfdruck werden z. B. Daten aus Rechnungen per OCR erkannt, extrahiert und mit der Buchhaltungssoftware abgeglichen.
  • – KYOCERA – ScannerVision: Diese Capturing-Lösung schlägt eine Brücke zwischen Multifunktionsgeräten und dem gewünschten Ziel-Ordner oder Archivierungs-/ERP-System. Es konvertiert automatisch Dokumente in das gewünschte Format und speichert diese in bestimmte Ordner basierend auf vordefinierten Kriterien.
  • – SmartScan und SmartFax: Mit SmartScan wird das Scannen mit einem Multifunktionssystem vereinfacht und beschleunigt. Anwender melden sich am System an und können mit einem Tastendruck Dokumente wahlweise in Ihr persönliches Verzeichnis oder an Ihre eigene E-Mailadresse scannen sowie einfach an externe Empfänger faxen.