Wie Sie Ihre Reisespesen optimieren

Geschäftsreisen verursachen neben den Fahrspesen auch einen hohen Administrationsaufwand, weil pro Geschäftsreise gleich drei Mitarbeiter involviert sind: Der Reisende muss sein Billett vorfinanzieren, die Vorgesetzte muss es prüfen und freigeben und der Mitarbeiter aus der Lohnbuchhaltung vergütet die Reisespesen. Welche Alternativen es zu diesem Modell gibt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Sie kennen das: Übermorgen tritt ein Mitarbeiter eine Geschäftsreise an und kauft dafür ein Billett. Die Geschäftsreise verläuft zwar erfolgreich, doch zurück im Büro kann sich der Mitarbeiter nicht ums Tagesgeschäft kümmern, sondern muss zuerst seine Spesenabrechnung aktualisieren und das Billett auf ein A4-Blatt aufkleben, das dann am Monatsende geprüft und visiert wird, bevor die Lohnbuchhaltung die Auszahlung auslöst. Pro Geschäftsreise und Mitarbeiter werden so 15 Minuten Arbeitszeit gebraucht, die Ihre Firma produktiver nutzen könnte.

Optimierungsmöglichkeiten bei Reisespesen

Im digitalen Zeitalter liessen sich die Reisespesenprozesse einfacher gestalten, zum Beispiel über eine Firmenkreditkarte, einen fixen Lohnbestandteil oder über SBB Businesstravel, dem Buchungsportal für Geschäftskunden. Je nach Bedarf eines Unternehmens kommt das eine oder andere Modell der Spesenverwaltung in Frage. Wir haben dazu die Vor- und Nachteile der jeweiligen Lösungen für Sie zusammengestellt:

Variante 1: die Firmenkreditkarte

Eine bequeme Lösung ist die Firmenkreditkarte wie zum Beispiel die SBB Businesscard, weil auf deren monatlicher Abrechnung jeweils sämtliche Ausgaben gesammelt sind und sowohl digital als auch physisch zur Verfügung stehen. Der grosse Nachteil aber ist: Es besteht keine Kontrolle darüber, wer welche Fahrspesen wofür verursacht hat. Zudem müssen die einzelnen Spesenposten buchhalterisch noch den richtigen Aufwandkonten zugewiesen werden, was trotz übersichtlicher Abrechnung einer Detektivarbeit gleichkommt und der Buchhaltung zusätzliche Zeit abringt.

Variante 2: Geschäftsreisen als Fixkosten einplanen

Je nach Branche eignet sich diese Variante am besten, weil die gesamte Spesenadministration entfällt, da die Reisekosten von vornherein fix eingeplant und budgetiert werden – wie bei Handwerksbetrieben, die eine Fahrzeugflotte führen und so Mitarbeiter und Material gezielt zu den Kunden befördern können. In anderen Branchen kann das Pendant dazu ein vom Betrieb finanziertes Generalabonnement 1. oder 2. Klasse sein. Beide Varianten senken den Administrationsaufwand deutlich. Die GA-Lösung steigert darüber hinaus die Attraktivität des Arbeitgebers, weil die Mitarbeiter auch in ihrer Freizeit das GA nutzen und der Umwelt etwas Gutes tun können.

Ein weiterer Vorteil des Zugfahrens: Ihre Mitarbeiter können die Zeit im Zug nutzen, um sich auf die Geschäftstermine vorzubereiten oder E-Mails zu beantworten. Nebenbei erhöhen Sie die Sicherheit und Gesundheit Ihrer Mitarbeiter, indem diese weniger Stressfaktoren wie Staus oder Unfallrisiken ausgesetzt sind.

Wer Zug und Auto miteinander kombinieren möchte, fährt mit Mobility Business Carsharing sehr gut und muss auf keinerlei Komfort verzichten. Mit der SBB Businesscard profitieren Sie dabei nicht nur von attraktiven Konditionen bei Ihrer Mobility-Mitgliedschaft, sondern auch von der Befreiung des Selbstbehalts im Schadensfall.

Variante 3: moitié-moitié

Wenn Sie als Unternehmen nicht gleich jedem Mitarbeiter ein GA finanzieren können, gibt es die Variante mit dem Halbtax-Abo und den effektiv anfallenden Fahrspesen je Geschäftsreise. Der Vorteil der Kombination fixer und variabler Reisespesen liegt darin, dass Sie als Arbeitgeber niedrige Initialkosten haben und zugleich einen deutlichen Preisvorteil erzielen, wenn Geschäftsreisespesen entstehen. Parallel steht es Ihnen auch frei, weiterhin das Auto als Transportmittel zu verwenden, zum Beispiel um in entlegenere Gegenden zu gelangen.

Der Nachteil dieser Variante ist: Es wird rasch unübersichtlich, was die Spesenverwaltung angeht. Sie müssen sowohl die Belege von gekauften  Billetten sorgfältig sammeln als auch die Fahrkilometer der privaten bzw. Geschäftsfahrzeuge berücksichtigen. Das kostet am Ende viel Personalzeit und damit Lohnkosten und eignet sich nur für Unternehmen, bei denen nicht viele Geschäftsreisen pro Jahr entstehen und die nach wie vor flexibel in Sachen Mobilität bleiben möchten.

Automatisieren Sie alles, was geht –  mit dem ÖV

Egal, auf welche Variante Sie setzen: Achten Sie darauf, dass Ihr Unternehmen ein Mobilitätskonzept hat. Denn ohne ein solches laufen Sie Gefahr, sich zu verzetteln und dabei unnötige finanzielle und personelle Ressourcen aufzuwenden – von Ihren Nerven ganz zu schweigen.
Darum unser Tipp: Automatisieren Sie alles, was geht – besonders bei administrativen Prozessen. Denn die Administration bringt weder Umsatz noch Gewinn und sollte entsprechend sparsam zum Zug kommen. Eine Automatisierung der Verwaltung von Reisespesen bietet SBB Businesstravel: Ihre Mitarbeiter kaufen ihr Billett direkt online über Ihren Geschäftsaccount und sparen sich die Zeit, alle Belege zu sammeln, die Sie prüfen und der Lohnbuchhaltung übermitteln müssen. Parallel behalten Sie den Überblick über die Ausgaben je Kostenstelle – alles online und nur einen Klick entfernt, ohne dass Sie dafür monatlich Zeit einplanen müssen.

Überdies sparen Sie mit dem ÖV fast 80 Prozent der Reisespesen, sorgen für mehr Entspannung und Produktivität bei Ihren Mitarbeitern und schonen gleichzeitig die Umwelt.