Organisiert zur Effizienz

Mit einmal Aufräumen ist es nicht getan. Ein unaufgeräumter Arbeitsplatz kann tagtäglich unnötig viel Zeit fressen. Das 5 S Modell schafft genau hierbei Abhilfe.

Sie ist ein systematisches Ordnungskonzept für den Arbeitsplatz und die Arbeitsumgebung, um sich besser auf die eigentliche Arbeit konzentrieren zu können. Das dient nicht nur der eigenen Produktivität, sondern verbessert auch noch die Organisation und Arbeitsprozesse.

Ziele und Vorteile des 5 S Modell:
  • Erhöhen der Produktivität der Mitarbeiter (unabhängig von der Branche).
  • Beschleunigen der Arbeit dank klarer Ordnung von Materialien.
  • Vermeiden von Arbeitsunfällen durch eine sichere, saubere und übersichtliche Arbeitsumgebung.
  • Steigern der Qualität durch ausgeschlossene Verwechselungen und kurze
    Wartezeiten.
  • Vereinfachen von Übergaben indem sich Kollegen auch an fremden
    Arbeitsplätzen schnell zurechtfinden.
  • Schaffen von Platz durch Entsorgung überflüssiger Gegenstände.
  • Reduzieren von Stress durch Übersichtlichkeit und geringe Suchdauer.
  • Erhöhen der Transparenz durch Übersichtlichkeit und verständliche
    Standards.
  • Fördern der Zufriedenheit mit einem sauberen und strukturierten Arbeitsplatz.
Anwendung: Die fünf Schritte des 5 S Modell im Büro:

Sortieren

Alle Werkzeuge und Materialien am Arbeitsplatz sollten in drei Bereiche aufgeteilt werden: wichtig (sie werden ständig benötigt), zum Teil wichtig (sie werden ab und an gebraucht) und unwichtig (sie haben am Arbeitsplatz nichts zu suchen). Schauen Sie sich also auf Ihrem Arbeitsplatz (oder Schreibtisch) um und sortieren Sie alles Überflüssige aus.
Gerade der letzte Punkt ist besonders wichtig. Räumen Sie alles weg, was Sie für Ihre Arbeit nicht benötigen. Es sorgt nur für Chaos und einen unübersichtlichen Arbeitsplatz, wenn Dinge herumliegen, die Sie gar nicht brauchen.

Systematisieren

Legen Sie eine sinnvolle und optimierte Ordnung fest. Beschriften Sie die
Schubladen oder Fächer, sodass die nicht mehr benötigten Gegenstände wieder auf ihren festen Platz kommen und beim nächsten Mal leicht wiedergefunden werden. Der zugewiesene Platz sollte sich in Sicht- beziehungsweise Reichweite befinden.

Säubern

Sie sollten den Arbeitsplatz regelmäßig aufräumen – nicht nur einmal im Monat, sondern täglich. Was nicht gebraucht wird, kommt weg.
Um das Säubern in des 5 S Modell zu erleichtern, sollten Sie die Ursachen von Verschmutzungen und Unordnung erkennen. Wenn Sie das Problem an der Wurzel packen, lässt sich Unordnung nachhaltig vermeiden und das Aufräumen geht schneller.

Standardisieren

Sind diese drei ersten Schritte getan, sollten sie zum Standard am Arbeitsplatz werden. Die so optimierte Ordnung sollte nicht nur Ihnen selbst, sondern auch den Kollegen klar und verständlich sein. Die Standardisierung sorgt zum Beispiel dafür, dass sich auch Kollegen in der Urlaubsvertretung oder Neueinsteiger überall sofort zurechtfinden.

Selbstdisziplin

Der letzte Schritt ist eher ein Appell: Nehmen Sie die ersten vier Schritte in Ihren Tagesablauf auf, und machen Sie diese zur Gewohnheit – legen Sie zur Not eine Checkliste an, die Sie jeden Tag durchgehen.

Checkliste zum 5 S Modell:

Damit das 5 S Modell aber wirklich greift und im Rahmen von Kaizen und Lean Management funktioniert, gilt es folgende Punkte zu beachten:

Einführen:

5S ist ein Konzept, keine Einmal-Aktion. Die Mitarbeiter müssen daher insgesamt darüber informiert und möglichst auch begeistert werden. Vorgesetzte haben hierbei eine wichtige Vorbild- und Auditierungsfunktion. Sie sollten selbst 5S-Checkliste erstellen und darauf achten, dass die 5S-Regeln eingehalten werden.

Schulen:

In der Regel braucht es eine gewisse Zeit, bis sich die 5S-Methode innerhalb der Firmenkultur etabliert hat. Die Belegschaft sollte daher nach der Einführung immer wieder unterstützt werden und auch sehen, wie die 5S ihren Alltag positiv verändern. Es empfiehlt sich einzelne Arbeitsbereiche als Pilot- und Lern-Projekte auszuwählen. Verteilen Sie ruhig auch 5S-Poster mit wichtigen Schlagwörtern – und machen Sie so die Ergebnisse für alle sichtbar.

Wiederholen:

Bis zur endgültigen Etablierung als Standard sollte das Konzept an den
Arbeitsplätzen immer wieder angewendet werden. Bei einem zu zögerlichen
Vorgehen droht sonst wieder der Rückfall in Urzustand.

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